东南亚航线出口单证操作流程

一、接单
1.审单
A、出口船名、航次、提单号是否正确。
B、提单号中的卸货港口、中转港口代码要与提单中的卸货港、中转港一致，以便确定ROUTING路线。若有例外，应及时与货运部确认。
C、运费收取方式。根据船公司要求，要取得准确运费；运费如为到付，应及时取得到付运费金额或经船公司确认的特价编号，并仍须将本航次到付运费的明细汇总通知目的港代理；
D、品名。如有危险品，则须查明危品等级、联合国编号、页码，并及时收齐办理危险品申报的四份单据交予船务部危品申报员处，同时进行交接记录。
E、重量。根据各箱型、箱类核实货物重量是否超重，如有超重应及时通知各货代以避免因超重而甩箱；
F、箱型、箱量、冷藏箱温度等。
G、特种箱资料：
冷藏货：冷藏货必须在舱单上显示所需温度及箱型。
非标准箱：明确箱类、箱型，若使用框架、开顶箱装运超长、超高货必须船公司确认方可订舱，并在舱单和船图上显示出装箱后准确装箱尺度，超重箱必须经船公司确认，并符合卸货港口规定。。
2.放箱
A．须以调箱申请的形式通知箱管才可放箱；
B、通风箱，鉴于船东在通风箱的运输过程中存在一定的风险，故须要求货主出具保函并经箱管确认后才可放箱。

二、单证制作
1、输入
首先输入船名、航次、到离港日、装货港、卸货港等。
A、BOOKING 输入：须要输入托单上除件数包装以外的所有内容，如提单号，目的港（如须转船，二程船由中转港确认）箱型、箱量、毛重、尺码、唛头、品名等，运费须输入准确的海运费，及各种附加费。
B、LINK 托单：将已经完成的BOOKING LINK到DOCUMENTATION中，然后，将箱型、箱量改为没有输入的件数和包装。这样，开船前的单证输入就全部完成。
C、PROVISIONAL LIST：DOCUMENTATION完成以后，即可生成预配单或LOADING PLAN，得到预配数和总重量以完成联检单证所需要的统计数，在船到前24小时报船务部调度预配数，以便预配。
D、STUFFING：主要输入箱号、铅封号、箱类、件数、重量、尺码，（现只在EDI系统无法读取理货数据的情况下使用）
2、更正与退关
A、将理货数据与本公司数据通过EDI系统CHECK以后，将只存在于单证操作系统中的信息删掉（即退关货）；将只存在于理货数据中的提单号通知货代，由其补上。
B、根据货运部的更正通知做开船前的有关单证更正。
C、如有涉及到目的港的更正应视情况通知船务部及目的港代理。
三、制作联检单证
联检舱单共需九套，如有中转货物也需九套，须在舱单背面盖章并标注：中英文船名、航次、海关编号、舱单页数、货物票数及重量，并附加海关要求的联检申报单一份，在船到前交船务部相关外勤。
四、随船单证
在接到各货主货代送达的随船信后，需逐票登记并检查各个随船信是否注明提单号、收件人名址、要求送至港口及要求大副签收的回执联，上述信息要求客户提供齐全。
船舶靠泊前，将随船信送交船务部外鄞，由外勤签收后随船。开航后，由外勤送回的大副回执核对无误后返回各家货代。
五、开航后制作清洁舱单、清单及相关报表
A、开航后接理货数据并读入程序，据此制作清洁舱单。分港数及总数应各自与BAY PLAN对上；若发现出入应及时通知船务部，查清原因并及时更正。
B、将外理的TXT文件取下转予箱管。
C、将理货数据通过EDI与系统核对，清洁舱单须与大副收据、场站装箱清单一致。CHECK后如有数据不符，应及时与各货代书面确认。清洁舱单的电子数据与纸面舱单于开船后三个工作日发送和送交海关。
D、清洁舱单完成后将UNITS SUMMARY打印一份交集箱部经理。
六、单证的传输
A、只须在规定时间内完成STUFFING。澳洲中转货须留意香港之中转报告。
B、原则上开船后的单证即为海关清洁舱单，合分票更改只能通过传真来进行。但由于某些港口的特殊原因，则需要及时更改相关单证。

七、电放、签单及开船后的更正
A、正本提单需与舱单核对后方可签发并将副本留存；
B、开船后在正常工作时间内接本下属公司电放保函及提单副本后在四小时内做出电放通知并传真给该下属公司。
C、澳洲电放通知须注明收货人详细资料同时标明具体箱号，以便卸港代理及时跟踪该箱动态，最早安排收货人提货。

八、舱单补充及更正
接货主、货代要求补充及更正舱单申请保函时，要求其写清增补原因，航线操作员根据上述原因自查相关留档单证及海关舱单回执数据，根据情况予以办理。如原因不清及数据更正不合规定我司不予接受。

九、将上述资料按要求归档。
要求留存的资料有：委托单、更改通知、场站收据、清洁舱单、集箱清单、提单副本、电放通知、场站装箱单、船图、开船后更正保函、相关报表留底、中转舱单、清单等。

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